Datenschutz in der Hausverwaltung

Welche Neuerungen bringt die DSG-VO?

Seit dem 25.05.2018 ist die Übergangsphase zu den Regelungen der neuen DSG-VO abgelaufen. Dadurch haben sich auch die Anforderungen für Hausverwalter verschärft. Doch worauf müssen Hausverwalter nun noch mehr achten?

Hausverwaltungen haben Unmengen von personenbezogenen Daten. Vermieter, Mieter, Eigentümer, Hausmeister, Handwerker oder Dienstleister sind in der Datenbank der Hausverwaltung gespeichert. Die DSG-VO führt dazu, dass diese Daten noch intensiver geschützt werden müssen.

Wenn beispielsweise in einer Mietwohnung ein Wasserschaden auftritt, kann die Hausverwaltung einen Handwerker bestellen. Aber bevor die Daten und eine Telefonnummer der Mieter zur Terminskoordinierung herausgegeben werden, braucht die Hausverwaltung die Zustimmung des Mieters. Um den Aufwand zu minimieren, sollten Formulare bereitgehalten werden.

Hausverwaltungen brauchen aber auch neue technische und organisatorische Maßnahmen, um den Anforderungen der DSG-VO gerecht zu werden.

Mit Handwerkern, Hausmeistern, Dienstleistern oder anderen Personen, die personenbezogene Daten von Mietern, Vermietern oder Eigentümern von der Hausverwaltung erhalten, müssen mit Verträgen zur Datenverarbeitung zur Einhaltung der DSG-VO verpflichtet werden.

In Art. 30 der DS-GVO ist eine Dokumentation über die Verarbeitungstätigkeiten vorgeschrieben. Deshalb müssen Verfahrensverzeichnisse erstellt werden und die Prozesse genau dokumentiert werden.

Ihre Mitarbeiter sollten regelmäßig geschult werden. Hier kommt es darauf an, dass der Hausverwalter im Bedarfsfall nachweisen kann, dass er alles getan hat, dass seine Mitarbeiter die Regelungen der DSG-VO einhalten und personenbezogene Daten schützen.

Sie sind Immobilienverwalter und fragen sich, ob Ihre Verwaltung bereits den Ansprüchen der DSG-VO entspricht? Dann Sie mich an und vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch zur Klärung Ihres tatsächlichen Bedarfs. Anschließend helfe ich Ihnen bei der Errichtung und Pflege der Verfahrensverzeichnisse, berate Sie zu den TOM´s und helfe Ihnen mit Mustern für Verträge und Einwilligungen.

 

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